Corone HUMAS dadike UGM sebagai „Top of Mind Awareness (TOMA)“

(Tanggapan saya atas berbagai diskusi pada postingan sebelumnya: “Surat Terbuka buat Rektor UGM”)

Yth Humas UGM dan teman KAGAMA semua,

Terima kasih atas berbagai tanggapannya. Saya yakin warga KAGAMA menyambut gembira dikarenakan pihak Humas UGM bersedia berbicara langsung dengan warga ini. Oleh karena itu, ijinkan saya membuat tanggapan balik. Neng, nulisnya sambil santai wae yo. Lha wong ini bukan Executive Summary untuk Implementasi Standard Software SAP je :d

KEY INDICATOR PERFORMANCE:

Pedoman terpenting bagi kami (pihak alumni) dalam menilai kinerja Humas UGM adalah: “Apakah UGM telah menjadi Universitas “Top of Mind Awareness” dalam persepsi masyarakat Indonesia?”

Dalam bahasa turunannya adalah:

# Jika ditanya ke MASYARAKAT, apa universitas terbaik di Indonesia? Apakah jawaban mereka UGM?

# Jika ditanya ke CALON mahasiswa baru (atau pelajar SMU), apa universitas terbaik di Indonesia? Apakah jawaban mereka UGM?

Jawaban atas dua pertanyaan tersebut berkaitan erat dengan persepsi positif mereka tentang UGM. “Selama pihak Humas tidak bisa yakin bahwa masyarakat akan menjawab UGM yang terbaik dalam persepsi mereka maka sampai saat itu kinerja Humas belum mencapai target yang ditetapkan”. Itulah indikator terpenting dari kinerja Humas UGM!

Catatan: Sementara persepsi dari HRD Perusahaan atau Industri tidak sepenuhnya tanggung jawab Humas. Kinerja kualitas dari lulusan saat mereka terjun di dunia kerja dan industri tampaknya juga faktor penting yang mempengaruhi persepsi mereka. Oleh karena itu, saya tidak meletakkan persepsi dari HRD Perusahaan atau industri sebagai indikator utama menilai kinerja Humas.

AS-IS, ANALISA REALITAS:

Saya (karena keterbatasan Geografis berjarak ribuan kilometer maka pengetahuan saya tentang UGM 100% dari online. Mohon jika temen ada yang mau lengkapi data ini silahkan).

Tapi ijinkanlah saya analisa kecil-kecilan dari online saja yang konon katanya masyarakat Indonesia yang punya fesbuk saja sampai 30 juta, berarti yang melek internet jauh lebih banyak dari 30 juta orang:

Pertama:

Lihat link Koran Kertas UGM. Data dalam „Halaman Terdepan“ dari link ini: http://www.ugm.ac.id/koran/ adalah kira-kira 57% publikasi hanya di level Koran Yogya seperti KR, Bernas, Yogya Raya, Harian Yogya, Minggu Pagi.

Jika dimasukkan DIY plus Jawa Tengah (Wawasan dan Media Indonesia) disana maka sekitar 75% publikasi UGM di level Yogya dan Jateng.

Sementara untuk terpublikasi level nasional (Republika, Media Indonesia, Koran Jakarta, Koran Tempo, Sinar Harapan dan Jurnas) relatif sedikit hanya sekitar 25% saja.

Jika data “Halaman Depan“ representasi dari keseluruhan arsip berita Koran tentang UGM maka 75% publikasi UGM itu cuma di level DIY dan Jateng. Sekali lagi kita tidak ingin UGM cuma eksis di level: Klaten, Magelang dan DIY paling jauh Solo dan Semarang 🙂

Kedua:

Lihat Kolom Edukasi Kompas salah satu market leader di Indonesia dalam media.

Berita tentang UGM itu frekuensinya relative lebih sedikit dari berita tentang UI (jika lihat misalkan satu aspek “Kolom Edukasi Kompas” maka indeks berita tentang UI mencapai 6 berita sementara UGM 4 berita pada bulan Juni 2011 ini). Jika tiap bulan indeks berita UGM selalu kalah dari UI maka dalam jangka 1 tahun saja ini akan mempengaruhi persepsi publik.

Bagaimana dengan kolom Edukasi Tempo misalkan, apakah datanya sama dengan Kompas?

Lihat pada Metro TV, apakah UGM memanfaatkan media ini?

Sekarang mari kita bicara tentang bagaimana mencapai strategi sebagai “Top of Mind Awareness (TOMA)” ini:

# UGM punya kelemahan secara geografis tidak di ibukota dan secara kultur sivitas akademikanya “low profile”. Buat kepentingan PR amat TIDAK menguntungkan.

# UGM punya keunggulan kompetitif yang tidak dipunyai oleh universitas manapun: Kajian ilmunya amat luas sehingga segala aspek keinginantahuan masyarakat akan bisa dijawab oleh sivitas akademika UGM.

TO-BE, BEBERAPA USULAN KONGKRIT:

Humas UGM perlu buat terobosan untuk PR ini. Saya memberikan usulan kongrit. Mohon maaf karena saya tidak punya data keras tentang Humas bisa saja tawaran solusi saya ada sebagian yang sudah direalisasikan oleh Humas.

Untuk Media Koran

Berita Edukasi positif UGM di Media yang leading seperti Kompas, Tempo dan Media Nasional lainnya frekuansinya harus minimal sama banyak dengan UI yang ada di Ibukota. Jika indikator ini bisa dicapai maka kinerja UGM di media ini bisa dikatakan amat bagus.

Pertama:

Menurut saya caranya sederhana dengan membangun kembali suasana kebersamaan dengan pers (kayaknya UGM telah melakukannya, tetapi testimony dari Mas Tulus Wijarnako mengatakan tidak ada tindaklanjut secara professional dalam kerja sama Pers ini khususnya level nasional).

Usul saya, minta Pak Rektor ke Jakarta, lalu berkunjung ke Redaksi Kompas, Tempo, Republika, Media Indonesia dan koran-koran nasional lainnya. Jangan Pak Rektor yang mengundang mereka tapi Pak Rektor yang temui mereka. Sekaligus Tim Humas UGM mengadakan keakraban dengan Dewan Redaksi Koran tersebut misalkan. Syukur bisa tanding bola volly atau sepak bola 🙂

Kedua:

Setiap hari misalkan jam 12.00 Humas selalu punya „Pers release“ tentang info kampus dari berbagai aspek, dari berbagai fakultas, jurusan atau apapun. Pokoknya semua terintegrasi di Humas. Harus ada instruksi terpusat bahwa semua kegiatan Fakultas, Jurusan, Pusat Study bahkan prestasi perorangan dosen UGM infonya harus masuk ke Humas semuanya.

Jadi tiap hari Humas UGM itu buat repotase. Jangan biarkan dong wartawan yang capek-capek nulis berita bahkan sampai cari-cari ke jurusan atau terpaksa temui dosen misalkan. Kasihan ah menambahi beban kerja mereka. Pokoknya semuanya sudah diolah secara matang oleh Humas. Temen wartawan terima bersih aja, kecuali memang mereka mau eksplore berita sendiri.

Ketiga:

Jangan lupa yah, di ruang Humas selalu disedian ruang diskusi wartawan yang nyaman, termasuk kalau harus istirahat tidaklah perlu ke kantin segala. Sudah capek-capek harus ke UGM sementara waktu istirahat harus pula ke kantin. Merekakan tamu kehormatan kita 🙂

Keempat:

Arsip Data Koran UGM dalam link http://www.ugm.ac.id/koran/ jelas kerja-kerja serius. Patut dihormati. Hanya langkah selanjutnya, dibutuhkan strategi bagaimana „tema-tema bagus yang menjual UGM“ dari arsip-arsip tersebut bisa mudah muncul di top list mesin pencari informasi online seperti di google atau yahoo, dll. saat kita ketik kana kunci UGM.

Untuk Media Televisi

Humas harus bisa punya Program Universitaria khusus UGM di salah satu Televisi Nasional. Itu bisa dalam bentuk Program Televisi seperti dokumentar atau repotase yang rutin tentang UGM.

Lihat lah di Jerman. Televisi seperti ZDF atau ARD misalkan mereka sampai bisa siarkan film-2 tentang ilmu pengetahuan dari berbagai aspek: tentang riset sebuah perguruan tinggi, tentang kajian arkelogi, tentang kebangkrutan sebuah bank dari sudut pandang para akademisi, atau tentang apapun. Akibatnya, PT dapat mentransfer pengetahuan dan valuenya ke masyarakat. Reputasi perguruan tinggi meningkat, masyarakat pun akan menyukainya sajian bermutu. Disisi lain secara ranting pun tetap diminati iklan.

Berangkat dari itu Humas UGM juga bisa meniru dengan berbagai penyesuaian. Misal untuk menekan biaya Televisi kenapa ndak Humas memproduksi film sendiri tentang berbagai kajian riset UGM atau isu-isu penting.

Misal:

Buat film tentang Perlukah Energi Nuklir di Indonesia?

Buat film tentang Penyakit Pada Kedokteran Tropis

Buat film tentang teknologi Sosrobahu atau Cakar Ayan yang konon katanya karya UGM

Buat film dongeng Geologi tentang Gunung Merapi

Buat film tentang Keberhasilan Program KKN UGM, dll

Buat kerja sama dengan Metro TV atau TV lainnya. Prinsip dari film tersebut edukatif, bukan promosi jualan UGM. Jadinya, masyarakat merasa senang nonton film tersebut dari pada nonton sinetron hantu atau sinentron jual mimpi. Film-2 produksi Humas tersebut minimal 1 bulan sekali tayang (lebih sering lebih baik tetapi yang penting kontinyu apalagi bisa bertahan bertahun-tahun) dengan tema-tema yang berbeda-beda.

Lalu arsip film tersebut bisa di-lihat atau di-down load di Website TV UGM sehingga masyarakat bisa mengaksesnya kapan pun.

Untuk Media Online dan Internet

Apakah Humas punya sebuah Blog Khusus yang berisi pemikiran para pemikir UGM dari berbagai bidang? Blog tersebut terintegrasi dengan Website resmi UGM. Berisi berbagai analisa ilmu pengetahuan sehingga bisa menjadi media Edukasi bagi masyarakat untuk menjawab pertanyaan masyarakat dari berbagai bidang. Humas bisa mengundang para sivitas akademika UGM untuk menulis di Blog tersebut.

Bahkan untuk para sivitas akademika UGM yang punya reputasi menonjol di publik atau sivitas akademika yang rutin bisa menulis artikel bagus maka beri halaman khusus buat mereka. Jika artikel dan berbagai pemikiran para sivitas akademika tersebut dapat diarsipkan secara baik dan masyarakat mudah mengaksesnya secara online, saya bayangkan Blog tersebut akan menjadi „UGM Online University“ untuk mendidik bangsa.

Jangan lupa Blog tersebut terintegrasi juga di berbagai media jaringan sosial dan di-„maintenainance“ secara baik di mesin pencari online. Tidak ada salahnya juga mengoptimalkan berbagai jaringan sosial yang anda yang dikelola alumni.

Secara kualitas UGM adalah yang terbaik, sekarang bagaimana masyarakat percaya UGM itu terbaik? Itulah kenapa UGM butuh Humas!

Salam hormat saya,

Dari Kecerian Musim Sömmer,

Tepian Lembah Sungai Isar – München

Ferizal Ramli

Pecinta UGM